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Visioconférence - à faire et à ne pas faire (+ conseils !)


Depuis le printemps 2020, nous travaillons plus que jamais à la maison. De ce fait, presque tout le monde est devenu expert en visioconférence. Pourtant, les points d’amélioration sont nombreux, même pour les plus chevronnés. Exploitez vos visioconférences au maximum !

Matériel

Par défaut, la plupart des ordinateurs portables sont équipés d'une caméra embarquée. Ils sont parfaitement adaptés à la vidéoconférence. Pour les ordinateurs de bureau, c'est une autre histoire. En général, vous devez acheter une caméra séparée.

Pour participer, vous aurez bien sûr besoin de haut-parleurs et d'un microphone. Votre ordinateur portable en est généralement équipé. Mais si vous faites beaucoup de réunions en ligne, vous aurez probablement remarqué que la qualité sonore des haut-parleurs et du microphone n'est pas très bonne. Ce n'est peut-être pas si terrible pour vous, mais c'est surtout pour les autres participants que votre installation n'est pas agréable. Il y a toujours un certain délai dans la façon dont le son et l'image vous parviennent sur Internet. Et le son des haut-parleurs est en partie capté par votre microphone. Par conséquent, les autres participants s'entendent en écho - avec un retard considérable.

C'est aussi dû au fait que le microphone intégré est très sensible. Il doit capter votre voix à une distance relativement grande. Par conséquent, une grande partie du bruit ambiant est également absorbée. Même le clic d'une souris est perçu de manière bruyante par vos interlocuteurs.

Il est donc préférable d'utiliser un casque. Le son passe directement de l'ordinateur à votre oreille. Et le microphone intégré au casque, qui se trouve plus près de votre bouche, capte beaucoup moins de bruit ambiant. Il est d'ailleurs frappant de voir le nombre de personnes qui se réunissent en ligne presque tous les jours et qui ont toujours leurs haut-parleurs allumés.

Lorsque vous êtes en déplacement ou que vous n'avez pas d'ordinateur à portée de main, la plupart des smartphones et des tablettes se prêtent aussi parfaitement aux réunions en ligne. La caméra frontale et le microphone peuvent parfaitement faire l'affaire mais, là encore, il est préférable d'utiliser un casque.

Allô ? Allô ?

Si vous avez un Mac et un iPhone ou un iPad, vous connaissez probablement bien le phénomène de la "commutation". Vous écoutez de la musique sur votre Mac et le téléphone sonne. Lorsque vous décrochez, vous réalisez que vous devez encore connecter vos écouteurs sans fil à votre téléphone. Lorsque vous y parvenez enfin, vous entendez souvent des "Allô ? Allô ?" désespérés à l'autre bout du fil. L'une des nouvelles fonctions d'iOS 14 et de macOS 11 Big Sur est que les écouteurs basculent automatiquement sur votre iPhone et la musique sur le Mac s'arrête. Lorsque vous avez fini de téléphoner, les écouteurs se reconnectent à l'ordinateur et la musique reprend là où elle s'était arrêtée. Cette fonction est active avec les Airpod, Airpod Pro et les PowerBeats Pro lorsque votre iDevice utilise au moins iOS 14 et que le Mac tourne sur Big Sur.

Logiciels

Les célèbres applications de réunion en ligne se sont imposées en un temps record. Voici les plus couramment utilisées.

  1. Cisco Webex
    Lancé en 1995 et racheté par Cisco en 2007. Il s'agit de l'une des solutions professionnelles les plus connues pour la vidéoconférence. Webex est très évolutif, jusqu'à 100 000 utilisateurs simultanément, c'est pourquoi il est très utilisé pour les webinaires.

  2. Google Meet
    Google Meet fait partie de Google Workplace, qui comprend également Gmail, par exemple. Comme d'habitude avec Google, cela fonctionne simplement dans le navigateur. Mais il existe également des applications pour iOS et Android.
     
  3. Microsoft Teams
    Teams fait partie de Microsoft 365. Il existe des applications pour Mac, iOS, Android et bien sûr Windows. Les utilisateurs de Skype for Business migreront automatiquement vers Teams. 

  4. Zoom
    Ce nom est presque devenu synonyme de vidéoconférence, tant cette entreprise a suscité l'intérêt lorsque les gens ont commencé à travailler davantage à domicile. De plus, Zoom propose des applications pour presque tous les systèmes d'exploitation imaginables.

Presque toutes les applications de vidéoconférence ont une variante gratuite et une ou plusieurs variantes payantes. Les versions gratuites sont limitées dans le nombre d'utilisateurs simultanés ou le nombre de minutes que peut durer une réunion. Si vous souhaitez enregistrer une réunion, ce n'est généralement pas possible non plus dans la version gratuite.

FaceTime

Vous n'y penseriez peut-être pas d'emblée, mais si tout le monde possède un appareil Apple, vous pouvez parfaitement vous réunir grâce à FaceTime. Depuis iOS 12.1.4 et macOS Mojave 10.14.3, FaceTime vous permet de configurer des appels de groupe. Vous pouvez également le faire à partir des Messages : créez un groupe, ajoutez tout le monde et lancez un appel FaceTime directement dans l'application.

Étiquette vidéo

Avec le recours croissant aux appels et aux réunions en ligne, une série de règles non écrites ont vu le jour. Elles rendent le déroulement des réunions plus facile et plus confortable.

  • Il est préférable de désactiver votre microphone par défaut et de ne l'allumer que lorsque vous voulez dire quelque chose. Sinon c'est vite la pagaille, en particulier lorsque le nombre de participants est élevé.

  • N'oubliez pas de rallumer votre micro lorsque vous voulez dire quelque chose. La phrase de l'année 2020 est : "Vous êtes sur mute !"

  • Assurez-vous d'être dans un endroit calme lorsque la réunion commence. Cela semble évident, mais il y a encore beaucoup de gens qui s'installent à la cuisine pour une vidéoconférence.

  • Si vous ne pouvez vous installer que dans une pièce en désordre, ajustez votre arrière-plan si votre logiciel le permet. Un arrière-plan flou ou virtuel permet à vos interlocuteurs de ne pas être trop distraits.

  • Soyez préparé et ayez tous les documents à portée de main. La réunion se déroulera alors efficacement pour tout le monde.

  • Il est tentant de prendre part à la réunion en tenue négligée. Mais il est vraiment plus agréable pour tout le monde de s'habiller de façon un peu plus soignée, même pour une réunion en ligne.

  • L'éclairage est un aspect important. Si vous vous asseyez devant une fenêtre, vos interlocuteurs ne verront qu'une tache sombre à la place de votre visage. Assurez-vous donc d'avoir un bon éclairage dans votre espace de travail.

  • Restez attentif. Ne consultez pas vos e-mails pendant une réunion et ne faites rien d'autre.

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